ZUGFeRD Zahlungsverkehr

Das Erstellen von ZUGFeRD konformer Rechnungen wird in der Zukunft immer mehr zum Standard. Auftraggeber werden demnächst nur noch ZUGFeRD konforme Rechnungen akzeptieren.

Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD basiert  auf einer PDF/A-Datei (Dateiformat zur Langzeitarchivierung), die mit einer XML-Datei (Dateiformat, das von Computern  ausgelesen werden kann) kombiniert wird. Dadurch können Inhalte der ZUGFeRD-Rechnungen digital ausgelesen werden.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

Die HAPAK ZUGFeRD-Schnittstelle gibt eine Rechnung direkt bei der Erstellung als PDF aus, die die entsprechenden Daten auch als XML enthält. Bei Erhalt einer solchen E-Rechnung im ZUGFeRD Format kann diese per Drag and Drop direkt im Rechnungseingangsbuch verbucht werden, weil alle für den Rechnungseingang notwendigen Daten bereits in der Datei hinterlegt sind und sofort bereit stehen. Mit wesentlich geringerem Arbeitsaufwand brauchen keine einzelnen Werte wie Rechnungsnummer, Bruttobetrag usw. mehr eingegeben werden. Das PDF-Dokument wird abgespeichert und kann einzeln oder gesammelt, z.B. über die DATEV-Schnittstelle, direkt an den Steuerberater übergeben werden.